Era uma reunião, mas poderia ter sido um email!
Embora engraçada, essa frase é um alerta para muitas empresas. Especialmente porque muitas vezes ignoramos o valor do tempo, tanto nosso quanto dos nossos colaboradores.
Imagine uma reunião com toda a equipe da sua empresa onde só uma pauta é revisada, ou só uma parte do seu time ouvida. Além de ter diversas pautas ignoradas por causa do tempo, acaba que muitos colaboradores poderiam estar utilizando o tempo produzindo.
Mas eliminar as reuniões completamente não é a solução e pode causar mais mal do que bem. Reuniões são importantes dentro do gerenciamento de uma empresa.
Mas e ai? Qual seria a melhor solução?
Abaixo, nós separamos algumas dicas de como nós organizamos a nossa agenda. Confira:
Reunião, Apresentação ou Informe?
Definir o tipo de reunião à ser feita ajuda à equipe a se preparar para a mesma, e otimiza o tempo de todos ali, pois cada um sabe qual será o seu papel. A reunião é uma conversa, onde os participantes discutem e tomam decisões juntos. Uma apresentação pode ser feita no estágio final de um projeto, ou na apresentação de uma ideia. Já o informe, alguém fala os outros escutam.
Defina o Assunto
Nada de reunião para abordar temas gerais, reuniões sem pauta acabam durando muito mais do que o tempo necessário e muitas vezes criam mais dúvidas do que respostas. Defina exatamente o assunto da reunião, o que precisa ser dito, discutido e decidido.
Defina os tópicos
Faça uma lista com todos os tópicos que precisam ser abordados, e as duvidas que precisam ser esclarecidas. Não sobrou assunto para conversar fora da lista? Talvez essa reunião possa ser um email
Quem vai estar presente?
Com o assunto e a lista feitos, você consegue filtrar exatamente quem é relevante para essa reunião. É muito mais produtivo fazer diversas reuniões com integrantes relevantes e que trazem resultado, do que uma só com todas as pessoas presentes e nenhum resultado
Defina uma duração
20 minutos? 30 minutos? 5 tópico pra uma hora? Com a pauta definida e a equipe presente selecionada, é necessário, além de exigir pontualidade, estabelecer um tempo de duração. Dessa forma a produtividade aumenta e à reunião flui
Estabeleça um ambiente amigável
O principal objetivo de uma reunião é tomar decisões ou direcionamentos em equipe, ou seja, todos ali presentes precisam participar, e é o papel do líder da reunião dar voz à todos da equipe e fomentar um debate produtivo. Veja bem, a decisão precisa ser tomada em conjunto, então tente não dizer não às ideias logo de cara, isso pode gerar um ambiente hostil.
Faça anotações
Essa é auto explicativa, né?! Anote ideias, comentários, observações, tudo.
As vezes uma ideia que surgiu ali pode não ser aplicada ao momento, mas num futuro ou em projeto diferente ela pode ser exatamente o que você busca
E o mais importante, respeite a cultura da sua empresa.
Cada negócio funciona de uma forma diferente, com pessoas e equipes diferentes. Entender e respeitar essa cultura é a melhor forma de ter, não apenas reuniões, mais trabalhos e projetos feitos com muito mais produtividade e qualidade.
Por sinal, conta pra gente como é feita às reuniões na sua empresa, ou manda alguma dica pra gente!
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